ビジネス文書の送付には、いちばん最初に「送り状」をつけるのがルールです。送り状には、あて名と日時、用件を書く見出し欄、こちらの社名と電話番号、ファックス番号、さらに部課名と担当者名、送付総枚数を書き込む欄を上部に入れ、あとはメモが書けるスペースを作ります。送る用紙に通し番号をふっておけば、受信ミスがあっても先方がすぐに気が付くことができます。用件の欄には「打ち合わせの件」とか、「見積書」とひと目で何の用件かわかるように書き込めば、先方に親切です。
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また、あまりに枚数の多い資料をファックスで送るのは感心しません。長時間にわたって回線が通話中になり、相手の会社にほかの急ぎのファックスが届くのが遅れるかもしれませんし、順番どおり並べかえる相手も整理が面倒だからです。１０枚以上になるような場合は、ファックスの前日に１本電話を入れて、確認をとりましょう。また重要文書も、誰の目にふれるかわからないことを考えれば、きちんと届けるか封書で親展にして送るべきです。そして、絶対にしてはいけないのが「お詫び状」を送ること。電話もせずファックスですまそうという姿勢は、誠意を疑われてしまいます。上司から認められる社会人を目指す方には、日創研で受けられるフォローアップ講習が人気です。